01. En BDE

Les conseils de Sam pour bien préparer sa soirée

Inviter toute son école à une soirée dont tes amis et toi  seriez les organisateurs, ça te tente ? Sache cependant qu’organiser une soirée étudiante ça ne s’improvise pas.

 

Il existe des règles à respecter pour organiser en toute sérénité des soirées avec distribution/vente de boissons alcoolisées. Il convient de toujours se renseigner plusieurs mois à l’avance avant d’organiser ce type d’événement. Donc avant de faire chauffer les platines, mets toi à niveau !

 

Sam t’invite à monter ton « assoce »

Ton école n’a pas de BDE et tu veux organiser une soirée ? C’est une occasion parfaite pour monter une « assoce » étudiante. Ce n’est pas si insurmontable, quelques démarches administratives suffisent. 

 

 Plus d’informations sur le site www.service-public.fr, rubrique « associations ». Tu peux aussi te déplacer en préfecture, en sous-préfecture ou à ta mairie pour en savoir plus.

 

Autres liens utiles :

La Fédération des Associations Générales Etudiantes : www.fage.org

La fédération française des BDE : www.ffbde.fr 

 

Les conseils de Sam pour réserver ta salle : priorité à la sécurité

Pour trouver une salle, de nombreuses pistes peuvent être explorées, entre autres :  

 

• 1Les communes disposent généralement de salles de réunion ou de spectacle qui peuvent être louées. Il convient alors d’aller se renseigner en mairie. Cette démarche est l’occasion de s’informer tout de suite sur la législation communale (en matière de bruit par exemple). Il est préférable de se présenter à sa mairie avec un dossier complet sur son événement (nombre de personnes attendues, dispositif de sécurité prévu, etc.) qui montrera le sérieux et la responsabilité des organisateurs.
• 2Les organismes de tourisme disposent au niveau  départemental ou communal de fichiers sur les salles, restaurants, hôtels équipés pour recevoir des évènements, etc.
• 3Les discothèques proposent généralement de nombreuses solutions d’organisation de soirées et services (vestiaire, animation) mais il faut mieux privilégier une discothèque mettant à la disposition des participants des dispositifs de sécurité et de sensibilisation aux dangers de la route, en particulier des éthylotests permettant aux conducteurs de vérifier qu’ils sont aptes à reprendre le volant. (voir En boîte)
• 4Les restaurants et bars peuvent proposer des salles de grande capacité pour la réception de nombreuses personnes.

Sam te rappelle les bonnes questions à se poser

 

• 1Quel est le nombre de personnes attendues à la soirée? Qui se charge de vérifier ? Existe-t-il un listing pointant le nombre de personnes entrées dans la soirée ?
• 2Quelle est la capacité totale de la salle ? N’y a-t-il aucun risque que cette capacité soit insuffisante ?
• 3Quelles sont les  normes de sécurité incendie ? Les extincteurs et autres dispositifs de lutte contre le feu sont-ils en état de marche ?
• 4Où sont les issues de secours, sont-elles visibles et libres d’accès ?

Plus d’information sur www.jeunesse-vie-associative.gouv.fr

 

Les conseils de Sam : une soirée, ça se prépare.

• 1Une autorisation qui arrive trop tard, et c’est tout la soirée qui risque d’être annulée. Contre les mauvaises surprises de dernière minute, un seul principe : évite l’urgence ! Une soirée se prépare au minimum 2 mois à l’avance.
• 2Attention, la vente et la distribution d’alcool sont des activités très réglementées. Dans chaque département et dans chaque commune, le préfet et le maire peuvent  prendre des dispositions particulières pour encadrer ce type d’événement. Il n’y a pas de règles uniques en la matière. C’est pourquoi il te faut entreprendre les démarches administratives nécessaires au plus tôt. Contacte la mairie et la préfecture qui te donneront tous les détails utiles pour déclarer ton événement et n’oublie pas de préciser explicitement s’il y a vente et distribution d’alcool. Adresse toi également à une direction régionale des douanes pour compléter ton information à ce sujet.

Sam te rappelle les bonnes questions à se poser

 

• 1Suis-je certain d’avoir toutes les autorisations pour organiser mon événement ? 
• 2Suis-je bien couvert par une assurance spécifique en tant qu’organisateur ?
• 3Suis-je en possession des pièces justificatives prouvant ces autorisations ?
• 4Quelles solutions proposer  pour permettre à tout le monde de rentrer à la maison sans accidents ?

 

Quelques conseils pour organiser une soirée « safe » mémorable

Que ce soit dans une soirée organisée par ton BDE ou dans une soirée strictement privée sans vente de billets ni vente de boissons, voici  les conseils de Sam pour organiser une soirée « safe » mémorable :

Avant la fête, préparer la fin de soirée en toute sécurité :

• 1Choisir le Sam de la soirée : en faisant appel aux bonnes volontés ou en le tirant au sort, par exemple avec l’appli Facebook « Choisis ton Sam ». En fin de soirée, tu peux le remercier par un petit cadeau !
• 2Préparer une liste de numéros utiles (taxis, etc.)
• 3Se renseigner sur les possibilités et horaires des transports en commun
• 4Se faire aider par les associations oeuvrant en faveur de la sécurité routière et organisant des raccompagnements.

Share |